A transformação digital da COAMO ganhou uma frente cada vez mais estratégica: controlar melhor os contratos, licenças e investimentos em tecnologia. A cooperativa, que tem mais de 32 mil cooperados, mantém há 12 anos uma parceria com a SoftwareOne para aprimorar a gestão do ambiente tecnológico.

A relação começou em 2014, com foco no licenciamento de softwares. Com o crescimento da infraestrutura e a entrada de novas soluções, o trabalho passou a envolver também otimização de contratos, conformidade com regras de fabricantes e apoio às decisões de compra. A proposta é evitar gastos desnecessários sem comprometer os recursos usados pela operação.

Tecnologia para uma base maior

A escala da COAMO ajuda a explicar a necessidade de controles mais rigorosos. A cooperativa alcançou mais de 26 mil produtores em 2013. Em 2021, lançou o App Coamo, hoje utilizado por cerca de 22 mil produtores para facilitar a relação com a cooperativa e integrar atividades do negócio.

A empresa também mantém uma trajetória de adoção de grandes fornecedores de tecnologia, incluindo a Microsoft, desde os anos 2000. Para Francisco Covessi, Coordenador Administrativo Financeiro e Governança de TI da COAMO, a diversidade de produtores, regiões, cultivos e operações exige uma estrutura tecnológica capaz de manter os funcionários alinhados. Em nota Covessi explicou: “temos uma diversidade muito grande de famílias cooperadas, atuando em territórios, cultivos e produtos diferentes, então ter todos os funcionários na mesma página, de forma que a cooperativa consiga dar um suporte rápido as necessidades do cooperado é a nossa prioridade”.

Licenças e contratos sob controle

A SoftwareOne acompanha a evolução desse processo desde o início da parceria. Segundo Maikon Tramujas, Líder de Entregas ITAM da SoftwareOne, o trabalho deixou de ficar restrito ao gerenciamento de licenças da Microsoft e passou a atender uma demanda mais ampla de governança tecnológica.

“O objetivo do projeto sempre foi criar melhorias dentro do ambiente tecnológico da COAMO, ajudando a reduzir custos, otimizar contratos e garantir a conformidade. Continuamos fazendo isso, só que com novas tecnologias, ferramentas e exigências do cliente. A gente se atenta para apresentar possíveis riscos em relação a licenciamento, ou demonstramos alguma coisa que pode promover um custo adicional, e eles sempre se preocupam em resolver”, destacou Tramujas também em nota.

A análise de riscos ganhou espaço e a consultoria avalia possíveis problemas relacionados ao uso e ao licenciamento de soluções, além de identificar situações que podem gerar despesas adicionais. A COAMO, por sua vez, utiliza essas informações para corrigir eventuais desvios e manter os contratos alinhados às regras dos fornecedores e às auditorias internas.

Eficiência antes de novos investimentos

O modelo mudou a forma como a cooperativa avalia novas contratações de tecnologia. A orientação é entender primeiro o que realmente será utilizado antes de ampliar investimentos. Com isso, a expectativa é elevar o aproveitamento das ferramentas já adquiridas e reduzir desperdícios.

Tramujas conta que o “objetivo é chegar no ponto em que a otimização seja o mais perto possível dos 100%, com o cliente consumindo apenas aquilo que precisa, sem gastar nada a mais e movimentando esse nível de eficiência para cada novo contrato”.

Para Covessi, a questão financeira é apenas parte do resultado. Como os cooperados são os donos da organização, transparência e segurança na gestão dos recursos também pesam nas decisões relacionadas à tecnologia. Ele frisa que “a COAMO tem entre seus valores fundamentais a honestidade e a preocupação de estar sempre muito certo com as regras, sejam elas tributárias, fiscais ou contratuais. Nós temos 33 mil donos da cooperativa, então precisamos transmitir segurança e demonstrar transparência, porque tudo aqui tem impacto no bolso deles”.