Após cerca de oito anos utilizando a suíte do Google, o Grupo Tiradentes concluiu uma transição completa para a plataforma Microsoft 365. A migração envolveu 120 mil contas, entre corpo administrativo, professores e alunos, e foi executada em menos de um mês.

A mudança, motivada por uma readequação no modelo de licenciamento do Google, exigiu uma operação técnica eficiente para transferir e-mails, arquivos e drives individuais e compartilhados. Além disso, a facilidade das ferramentas em nuvem ajudou na velocidade da transição.

“Hoje está muito mais simples, tudo na nuvem, as ferramentas de migração ajudam bastante. Foi relativamente rápido nesse tempo, no total a migração ocorreu em menos de um mês”, explica Fabio Santos, CIO do Grupo Tiradentes, que ao longo de sua carreira, como ele mesmo diz, conviveu com migrações mais complexas. Antes, ele diz, além de demorar mais, era comum ter erros que causavam insatisfação dos usuários. 

No projeto atual, o que mais levou tempo no processo de migração foram os drives compartilhados, até pela quantidade de dados que eles armazenavam. “Por isso, a gente dividiu em duas etapas. A gente tinha deadline de tempo, porque a gente já queria começar o novo semestre da universidade já com ferramenta de apoio acadêmico aos alunos.”

Gestão cultural

Mudar a plataforma de trabalho de milhares de usuários raramente é um desafio exclusivamente técnico. Com isso em mente, o Grupo Tiradentes colocou esforço especial direcionado à cultura organizacional e à gestão do impacto das mudanças no dia a dia das equipes e estudantes. “Toda mudança, o impacto não é a ferramenta em si, é mais cultural, é mais a forma da pessoa estar acostumada a trabalhar“, destaca Fabio.

Para minimizar o atrito e sanar dúvidas, como o receio de perda de arquivos e trabalhos acadêmicos, o projeto contou com um trabalho conjunto entre Recursos Humanos (RH) e Marketing. A área de comunicação e cultura promoveu reuniões gerais, comunicados preventivos e estruturou um plano contínuo de treinamentos focados nas ferramentas da Microsoft (Outlook, Office, SharePoint, OneDrive e Teams) e no uso do assistente de inteligência artificial Copilot.

“O RH junto com o Marketing toma conta disso. A parte mais crítica é sempre a comunicação. Fez boas-vindas, fez uma reunião geral explicando o que era a mudança, depois começou a fazer treinamentos separados. A gente está fazendo vários treinamentos, inclusive de capacitação dos próprios professores”, relata Santos.

Inteligência Artificial

A mudança para o ambiente Microsoft também permitiu ao grupo padronizar o uso de IA generativa. A versão básica do Copilot foi liberada de maneira governada para alunos e colaboradores, aproveitando também os recursos dedicados ao ensino dentro do Teams para Educação.

Para viabilizar a transição dentro de um cronograma apertado, o Grupo Tiradentes contou com o suporte dos parceiros Lank Informática na parte técnica de migração de infraestrutura e Trivium no apoio à capacitação pedagógica e ambiente acadêmico.